Un cycle d'approvisionnement type pour un service ou un
article comprend les étapes suivantes :
1 création d’une demande d’achat
La demande d’achat correspond à l’identification
d’un besoin d’approvisionnement;
elle peut être saisie par un service ou être issue du système
de planification / calcul des besoins.
2 détermination des sources d’approvisionnement possibles
Pour chaque demande d’achat,il est nécessaire de choisir le fournisseur
c’est-à-dire la source d’approvisionnement.
La détermination des sources d'approvisionnement se fait à partir
d’un répertoire, des commandes antérieures, et des contrats existants.
3 création de la commande
La commande peut être créée par transformation d’une demande d’achat
ou par saisie directe. La commande est transmise au fournisseur sous
forme d’un bon de commande.
4 réception de la livraison
La réception se fait en référence à la commande et permet de faire
l’entrée en stock.
Lorsque des marchandises sont entrées dans un magasin, le stock
disponible est augmenté.
Des écritures sont enregistrées dans la comptabilité dans les
comptes de stock, d’achat et facture à recevoir.
5 contrôle de la facture du fournisseur
Cette étape permet d’enregistrer la facture en contrôlant sa conformité
par rapport à la commande et à la réception en terme de prix
et de quantité.
NB : Toutes ces étapes ne sont pas obligatoires ; par exemple,
il est possible de saisir une commande sans demande d’achat,
de saisir une facture sans commande.
Les types d’approvisionnement
L’approvisionnement peut se faire pour le stock ou pour la consommation
directe.
Dans le cas d’un approvisionnement pour le stock :
Les articles gérés en stock sont placés en magasin après une entrée
de marchandises.Pour commander un article afin de le mettre en stock,
il faut que l'article ait une fiche.
Dans le cas d’un approvisionnement pour la consommation :
Le but de la consommation est indiqué dans la commande en saisissant une
imputation (par exemple, un centre de coûts).
Il est possible de commander un article identifié par une fiche et un code
article ou de passer une commande sans fiche article. Ces articles, ne
possédant pas de numéro d'article, sont définis par un texte et une
affectation à un groupe de marchandises, qui sont tous deux saisis
dans la commande.
Dès la réception, l'article ou le service est considéré comme ayant
été consommé. Les comptes de consommation dans la comptabilité sont
mouvementés lors de la saisie de la réception.
Si la commande concerne un article, la quantité totale et la valeur
des stocks existants de l'article ne sont pas affectées.
Données fournisseurs
La base de données fournisseur est commune à l’ensemble des services
de l’entreprise.
Les informations de la fiche fournisseur sont regroupées par besoin
fonctionnel.
· Données générales
Informations générales sur le fournisseur, comme par exemple,
l’adresse, la langue,les coordonnées bancaires, …
· Données société
Informations nécessaires à la comptabilité, comme par exemple,
le compte collectif,les conditions de paiement, les modes de paiement,
les procédures de relance, …
· Données achats
Informations gérés par les achats, comme par exemple, la devise d’achat,
les interlocuteurs, les conditions de livraison, …
L’entreprise peut être en relation avec différents partenaires :
destinataire de la commande, fournisseur de marchandises, auteur
de la facture,destinataire du paiement. Chaque partenaire est créé en
tant que fournisseur ; chaque fournisseur peut jouer des rôles différents ;
il est possible d’attacher à un fournisseur d’autres fournisseurs
en tant que partenaires.
Fiche infos-achats
La fiche infos-achats contient les informations relative à un article chez un
fournisseur et permet notamment de gérer les tarifs.
Par exemple : les prix et les conditions, numéro de l’article chez le fournisseur,
délai prévisionnel de livraison, quantité minimum de commande, unité d’achat, etc
Les conditions de prix possibles : prix de base, remises et majorations,
frais de transport.
Chaque condition de prix possède une période de validité.
Il est possible de définir des prix avec barème par quantité.
Les données de la fiche infos-achats sont utilisées comme données
par défaut pour les commandes.
Une fiche infos-achats peut être définie pour chaque type
d’approvisionnement d’un article :
· Standard : pour les commandes standard
· Sous-traitance : pour les commandes de sous-traitance, la fiche info-achat
donne le prix de la prestation pour par exemple assembler un sous-ensemble.
· Consignation : lorsqu’un article est mis à disposition par un fournisseur,
dans les locaux de l'entreprise, la fiche infos-achats contient le prix pour
les sorties de marchandises du stock en consignation.
La fiche infos-achats permet également aux acheteurs de déterminer rapidement :
- quels articles ont été fournis auparavant par un fournisseur spécifique,
- quels fournisseurs ont fourni un article.
On doit définir un lot de maquette type, permettant un référencement est
un repere sur les tarifs à adopter en fx des quatités.
Flux général
Prise de commande
La commande d’achat permet de transmettre auprès d’un fournisseur
ou d’une division,l’ordre de livrer une certaine quantité de marchandises
à une date donnée.
Une commande est constituée d'un en-tête de document et de plusieurs postes.
- Les informations d’en-tête concernent la commande entière. Il s’agit,
par exemple, des conditions de paiement et de livraison.
- Les postes identifient les articles ou les marchandises.
Informations gérées dans la commande :
· Conditions de prix
Les conditions peuvent s'appliquer au niveau de la commande entière, ou du poste
à savoir l’article à fournir.
· Historique de commande
Les transactions découlant d’une commande sont documentées poste par poste dans
l'historique de commande.
Deux écritures sont enregistrées en comptabilité :
stock / variation de stock et achat / facture à recevoir.
Lors de la réception, le prix moyen pondéré de l’article est mis à jour sur la
base du prix de la commande.
PMP nouveau = ((quantité en stock x PMP actuel) +
(quantité reçue x prix de commande ))/ quantité totale en stock
Contrôle de facture
La fonction de contrôle des factures finalise le processus d'approvisionnement
qui commence par les demandes d'achat, se poursuit avec les achats et
les entrées de marchandises, puis se termine par les entrées de factures.
Cette fonction permet également d’enregistrer les factures qui ne proviennent
pas de l'approvisionnement des articles (par exemple, les prestations de services,
les frais divers, les coûts de formation, etc.) et les avoirs.
Les tâches de contrôle des factures comprennent :
· la saisie des factures et des avoirs dès leur réception,
· la vérification du contenu des factures,
· la passation des écritures résultant d'une facture,
· la mise à jour de certaines données, par exemple le prix des articles.
Le processus général comprend les étapes : saisie de la commande, de la réception
et de la facture. Dans ce processus, il ne peut y avoir saisie de facture tant
qu’une réception n’a pas été enregistrée.
La saisie de la facture se fait en référence à la commande et peut alors
correspondre aux différentes livraisons déjà enregistrées ; elle peut se faire
en référence à une livraison ce qui veut dire que chaque livraison est
facturée séparément ;
elle peut se faire en référence à plusieurs commandes du même fournisseur.
Les écritures comptables enregistrées sont : facture à recevoir / fournisseur
qui déboucle l’écriture enregistrée lors de la réception et écriture de TVA.
La facture est contrôlée en terme de montant par rapport au prix de chaque article
de la commande et en terme de quantité par rapport aux livraisons et également
en terme de date d’échéance.
En cas d’écart de prix, la facture est bloquée pour paiement et ne pourra donc
pas être traitée dans le processus de règlement fournisseurs de la comptabilité.
La facture est bloquée en totalité même si l’écart ne concerne qu’une des lignes.
Avant de payer une facture bloquée, il faut la débloquer dans une étape séparée
en annulant le code de blocage qui a été spécifié lors de l'enregistrement de
la facture. Tous les postes d'une facture bloquée sont débloqués en même temps.
Autres processus possibles :
- Saisie de la commande, saisie de la facture, pas de réception
- Saisie de la commande, saisie de la facture, puis saisie de la réception
- Saisie de la facture sans commande préalable.
Autres possibilités :
- enregistrer dans une facture des coûts non prévus lors de la commande
- enregistrer une facture ultérieure éventuellement d’un autre fournisseur
à imputer à une commande.
Suivi des commandes:
Pour chaque commande, un bon de commande peut être édité.
Il est possible d’effectuer des relances, avant ou après la date de livraison
prévue, par édition d’une liste des relances à faire et édition de lettres
de relance.
3 niveaux de relance sont possibles.
Demande d’achat
Création
Une demande d'achat est constituée de plusieurs postes.
Un poste d'une demande d'achat contient la quantité et la date de livraison
de l'article à fournir.
Il s'agit d'un document interne : il n'est pas utilisé en dehors
de l'entreprise.
Une demande d’achat peut être créée soit manuellement, soit à partir du calcul
des besoins (CBN), soit à partir d’une commande client (livraison directe),
soit suite à un ordre de fabrication.
Elle pourrait permettre dans certain cas une meilleur traçabilité.
Achat de sous-traitance
Deux types de sous-traitance :
· Achat d’une prestation de sous-traitance opératoire
· Achat d’un article en sous-traitance complète
Pour les achats de sous-traitance, voir Module PP.
Consignation
Gestion du stock
Dans le cadre de la gestion des stocks en consignation, le fournisseur fournit
les articles et les stocke dans votre société.
Le fournisseur reste le propriétaire légal de l'article jusqu'à consommation
des articles ; à ce moment, il peut exiger le paiement.
La quantité d'article retirée est facturée régulièrement en fonction des accords
conclus (tous les mois, par exemple).
· Le stock en consignation est géré sous la même référence que le stock
propre de l’entreprise. Il peut être transféré en stock disponible.
· Les stocks en consignation d'un même article mais de fournisseurs différents
peuvent être gérés de façon indépendante et au prix de chaque fournisseur.
· Les stocks en consignation ne sont pas valorisés. Lorsque l'article estretiré,
il est évalué au prix de chaque fournisseur respectif.
Processus
· Création des demandes d'achat et commandes
Les demandes d'achat et commandes pour les articles en consignation
sont traitées exactement de la même façon que pour les autres articles :
saisie ou création automatique de la demande d’achat par le calcul des besoins,
création de la commande par saisie ou transformation de la demande d’achat.
· Réception
La réception est identique à la réception standard avec mouvement de stock.
Par contre, il n’y a pas d’écriture comptable.
· Consommation
Toutes les sorties de stock sont possibles notamment consommation pour
un ordre de fabrication.
· Etablissement d’un décompte
Périodiquement, un décompte peut être établi pour identifier la dette dû
et communiquer cette information au fournisseur.
· Contrôle de la facture.
Approvisionnement sur point de commande
Dans la procédure de calcul des besoins selon le point de commande, le système
compare le stock magasin disponible avec le point de commande défini pour un
article. Si le stock disponible est inférieur au point de commande, une
recommandation d'approvisionnement est générée sous forme d’une demande d’achat.
La détermination du point de commande est manuelle, c’est-à-dire que la valeur
doit être saisie dans la fiche article.
Approvisionnement avec contrat et programme de livraison
Un contrat est un accord à long terme passé avec un fournisseur afin qu'il
livre un article ou service pendant une certaine période.
Le contrat ne contient pas de dates de livraison précises ni de quantités
livrées spécifiques. Celles-ci sont spécifiées ultérieurement dans les
appels sur contrat.
Le contrat fixe des conditions de prix avec éventuellement un barème.
Les conditions possibles sont les mêmes que dans une fiche info-achat.
Lors de la création d'un contrat, il est possible de choisir entre les
types de contrats suivants :
· Valeur : Le contrat est considéré comme rempli lorsque les appels
sur contrat qui totalisent une valeur donnée ont été émis. Il reste possible
de passer des commandes.
· Quantité : Le contrat est considéré comme rempli lorsque les appels
sur contrat qui totalisent une quantité donnée ont été émis.
S'il existe un contrat portant sur un article avec l'un des fournisseurs,
il est possible de créer les commandes en fonction de ces contrats.
Ce type de commande est appelé appel sur contrat.
Dans une commande de type appel sur contrat, il faut spécifier :
· la quantité à appeler,
· la date de livraison.
Le prix, les données fournisseur, les conditions de paiement, les coûts
indirects d'acquisition et toutes les instructions données au fournisseur
sont repris automatiquement depuis le contrat.
Il est possible d’ajouter des postes qui ne sont pas spécifiés dans
le contrat.
NB : Si la valeur ou la quantité limite sont atteintes, il reste possible
de passer des commandes en référence au contrat.
Le programme de livraison est une forme particulière de contrat.
Dans le cadre d'un programme de livraisons, les fournisseurs reçoivent
un appel sur programme de livraisons composé d'échéances individuelles
et non des commandes ou des appels sur contrat. L'échéancier de livraisons
spécifie les quantités à livrer,les dates de livraison, et des données sur
des entrées de marchandises précédentes.
Un échéancier peut contenir des échéances fermes, semi-fermes ou planifiées
(prévisionnelles).
Deux modes de gestion :
· Programmes de livraisons sans documentation des appels :
L'échéancier créé ou mis à jour est automatiquement édité pour transmission
au fournisseur.
· Programmes de livraisons avec documentation des appels :
Il est possible d’apporter autant de modifications que souhaité aux échéances
individuelles puis lorsque l'échéancier est prêt à être transmis au fournisseur,
un appel sur programme de livraisons est à générer.
Cela déclenche la transmission au fournisseur des données qui le concernent.
Chacune des transmissions effectuées est enregistrées pour connaître quelles
données ont été envoyées au fournisseur et quand.
Le calcul des besoins peut générer et mettre à jour automatiquement les
échéances de programme.
Cas particuliers
La gestion des Achats permet de traiter d’autres processus.
· Importation
Dans le cas d’importation depuis un pays de la CEE, des informations supplémentaires
sont à renseigner au niveau article, fournisseur, fiche info-achat ou contrat, et si
nécessaire dans la commande. Ceci permet d’établir la DEB.
· Achat à un fournisseur occasionnel
Un fournisseur générique est créé. Lors de la saisie de la commande,
il faut renseigner les informations propres du fournisseur.
Le flux général est identique.
· Livraison directe à un client
Voir Module SD.
· Retour
S’il faut retourner une livraison au fournisseur pour une raison quelconque
(si, par exemple, les marchandises ne conviennent pas ou ne correspondent
pas à la commande),
l'opération est possible même si vous avez déjà enregistré l'entrée de marchandises.
1ère possibilité : saisir directement un mouvement de stock de retour en référence à la
commande d’origine.
2ème possibilité : créer une commande de retour, puis saisir le mouvement de stock de retour.
Analyses et suivi
Suivi
Un suivi peut être mis en œuvre par le biais de rappel et lettres de relance en choisissant
de 1 à 3 niveaux de relance avant ou après la date de livraison demandée.
Un grand nombre de listes permet de suivre le portefeuille de commandes, entre autres :
· Commandes en cours avec quantité commandée, reste à livrer, reste à facturer par
article, fournisseur, groupe de marchandises
· Fournisseurs possibles par article, articles fournis par fournisseur
Evaluation fournisseur.
L’évaluation des fournisseurs permet d’attribuer une note à chaque fournisseur.
La note globale est une combinaison des notes attribuées à un fournisseur pour
différents critères principaux ; chaque critère principal est constitué de
critères secondaires.
Le système propose un critère principal « livraison » constitué de 3 critères
secondaires : respect des délais, respect de la quantité, respect des consignes
d’expédition.
Les notes correspondant au respect du délai et au respect des quantités sont
calculées automatiquement à chaque réception suivant un barème de note standard.
A chaque réception, il faut saisir si la consigne choisie est respectée ou non.
En complément du critère « livraison », il est possible de définir des critères
pour lesquels une note manuelle est attribuée et saisie.
La note globale d'un fournisseur est calculée à partir des notes de chaque
critère principal, en prenant en compte les coefficients de pondération.
Dans la personnalisation du système seront définis :
- les coefficients de pondération de chaque critère
- les consignes d’expédition et les notes correspondantes
- les critères ayant une note manuelle.
Dans l'évaluation des fournisseurs, différents états permettent de procéder
à des analyses comparatives des notes globales et individuelles de vos fournisseurs.
Les états et analyses suivants sont disponibles :
· comparaison des évaluations ;
· classement des fournisseurs (pour tous les articles) ;
· classement des fournisseurs (pour un article spécifique) ;
· évaluation par article/groupe d'articles ;
· fournisseurs sans évaluation ;
· fournisseurs dont la dernière évaluation remonte à une certaine date.
Statistiques
Deux fonctions sont disponibles en tant que restitution d’informations.
Comme tous les modules SAP, les Achats possèdent un système d’information.
La fonction du système d'information est de fournir les informations
synthétiques ; il utilise des ratios significatifs mis à jour par toutes
les opérations effectuées des dizaines ou centaines de fois par jour qui
constituent des données agrégées.
Les données peuvent être analysées au travers d’analyses standards donnant
par exemple par article, fournisseur, groupe de marchandises les quantités
et valeurs d’achat.
